หน้าที่ของเลขา

หน้าที่ของเลขานุการ

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเลขานุการ
งานเลขานุการเป็นงานที่มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในทุก ๆ หน่วยงาน เพราะจะทำให้งานในสำนักงานสามารถดำเนินการไปด้วย เรียบร้อย รวดเร็ว เลขานุการเปรียบเสมือนฟันเฟืองแห่งเครื่องจักรที่จะทำให้งานขององค์กรนั้น ๆ สามารถดำเนินไปได้ด้วยดี ในองค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีบุคลากรย่างน้อยหนึ่งคนทำหน้าที่เลขานุการ เพื่อแบ่งเบาภารกิจของผู้บริหารหรือเป็นผู้ช่วยผู้บังคับบัญชา เป็นศูนย์รวมงานขององค์กรเป็นผู้เชื่อมโยงให้กับผู้บริหาร กับผู้ใต้บังคับบัญชาและบุคคลภายนอกองค์กร

ความหมายและบทบาทหน้าที่ของเลขานุการ
คำว่า “เลขานุการ” เป็นคำสนธิ มาจากคำว่า เลขา สนธิกับ อนุการ ดังนั้น “เลขา + อนุการ
รวมเป็นเลขานุการ”
ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 “เลขา” แปลว่า ลายรอยเขียน ตัวอักษรการเขียนการเขียนส่วนคำว่า “อนุการ” แปลว่าการทำตาม การเอาอย่าง รวมกันแล้วคำว่า “เลขานุการ” มีความหมายว่า ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือตามที่ผู้ใหญ่สั่ง
จากคำจำกัดความของนักวิชาการและพจนานุกรมสามารถขยายคำจำกัดความของคำว่า “ เลขานุการ ”ได้ดังนี้ “เลขานุการเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร เป็นผู้มีความรู้ความสามารถในทักษะทุกเรื่องของสำนักงาน มีความรับผิดชอบในงานที่ทำอยู่ โดยไม่ต้องมีการควบคุมหรือสั่งการ ทั้งยังสามารถใช้ความคิดเรื่องพิจารณาตัดสินใจในขอบเขตแห่งอำนาจที่ได้รับมอบหมายทันที”
คำว่า เลขานุการ ตรงกับคำในภาษาอังกฤษ “SECRETARY” ซึ่งมาจากภาษาลาตินว่า “SECRETUM”แปลว่า “ลับ” หรือ SECRET ดังนั้น “SECRETARY” จึงแปลว่าผู้รู้ความลับ ดังนั้น ผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการ คือ ผู้รู้ความลับต้องเป็นผู้ได้รับความไว้วางใจเก็บความลับของผู้บังคับบัญชาและขององค์กรด้วย

คำว่า SECRETARY เป็นคำที่มีอักษร 9 ตัว มีความหมายตามตัวพยัญชนะดังนี้
1. S = SENSE คือ ความมีสามัญสำนึก รู้จักรับผิดชอบว่าสิ่งใดควรทำและไม่ควรทำมีการตัดสินใจอย่างเด็ดขาด ทั้งไม่เป็นผู้ที่ทำงานโดยปราศจากความยั้งคิด
2. E = EFFICIENCY คือ ความสามารถในการปฏิบัติงานในหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพและจะแสดงให้เห็นถึงสมรรถภาพของงานด้วย
3. C = COURAGE คือ ความมุมานะ ความกล้า และกล้าที่จะทำงานโดยไม่กลัวว่าจะเกิดความผิดซึ่งขึ้นอยู่กับจิตใจของบุคคลนั้น แล้วงานก็จะสำเร็จสมความมุ่งหมาย
4. R = RESPONSIBILITY คือ ความรับผิดชอบในการทำงาน กล่าวคือ ต้องเป็นผู้ที่ทำงานนั้น ๆเอง และต้องรับผิดชอบด้วย
5. E = ENERGY คือ การมีกำลังใจและสุขภาพดีในการทำงาน โดยธรรมดาของการทำงานแล้วอาจต้องเหน็ดเหนื่อยบ้าง แต่เลขานุการต้องรู้จักการผ่อนสั้น ผ่อนยาวในการทำงาน รู้จักแบ่งเวลาทำงานให้ถูกต้องเพื่อร่างกายจะได้รับการพักผ่อนบ้างตามความเหมาะสม
6. T = TECHNIQUE คือ การมีเทคนิคในการทำงาน รู้จักดัดแปลงให้เหมาะสม ซึ่งเทคนิคนั้นเป็นของแต่ละบุคคล แต่อาจเลียนแบบจากผู้อื่นได้และพัฒนาให้ดีขึ้น ดังนั้น เทคนิคจึงเป็นเรื่องที่บอกหรือสอนกันไม่ได้
7. A = ACTIVE คือ ความว่องไว ไม่เฉื่อยชา การตื่นตัว เลขานุการทุกคนต้องมีความตื่นตัวและกระตือรือร้นอยู่เสมอ แม้ว่างานที่ทำจะมีมากหรือเหน็ดเหนื่อยแค่ไหนก็ตาม
8. R = RICH คือ ความเป็นผู้มีศีลธรรม มีความสมบูรณ์ในด้านจิตใจ มิได้หมายถึงความร่ำรวยแต่อย่างใด หากเลขานุการมีคุณธรรมที่ดีก็จะนำความเจริญมาสู่ตัวเลขานุการและองค์การที่ทำงานอยู่
9. Y = YOUTH คือ อยู่ในวัยหนุ่มวัยสาว เพราะงานของเลขานุการนั้นจะต้องติดต่อกับคนทั่ว ๆ ไป

หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการทั่ว ๆ ไป สรุปได้ดังนี้
1. ดูแลรับผิดชอบจดหมายเข้าและจดหมายออก
2. จดชวเลขการสั่งงานและถอดข้อความจากชวเลขได้รวดเร็วและถูกต้อง
3. เขียนจดหมายโต้ตอบและพิมพ์งานต่าง ๆ ที่สำคัญ ตลอดจนรู้และสามารถ
อัดสำเนาเอกสารได้
4. รวบรวมเอกสารข้อมูล เพื่อเตรียมเขียนรายงานและร่างสุนทรพจน์ พิมพ์ร่าง
เอกสารที่จะนำไปพิมพ์โฆษณา
5. โทรศัพท์ติดต่องานและรับโทรศัพท์
6. ต้อนรับผู้ที่มาติดต่อและจัดการนัดหมายให้นายจ้าง
7. ช่วยจัดการเกี่ยวกับการประชุม
8. จัดทำบันทึก รายงาน ร่างเอกสารต่าง ๆ ทำสถิติ แผนงาน แผนภาพ ตลอดจน
สามารถวางรูปแบบพิมพ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน
9. เขียนและส่งโทรสารบางโอกาส
10. เก็บและรักษาเอกสารให้เป็นระเบียบ ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการ
11. ช่วยวางระเบียบต่าง ๆ และตรวจตราความเรียบร้อยของงานแทนนายจ้าง
12. จัดหาหนังสืออุเทศต่าง ๆ ที่จำเป็น
13. จัดการชำระค่าเช่า ค่าประกันภัย และค่าภาษีต่าง ๆ
14. จัดการบัญชีการเงินของสำนักงาน ติดต่อธนาคาร บริษัทประกันภัย จ่ายเงินเดือนพนักงาน
15. ควบคุมเสมียนพนักงานและประสานงาน โดยรับคำสั่งจากนายจ้างมาแจ้งแก่คนงาน
และนำเสนอความคิดเห็นของคนงานมายังนายจ้าง
16. เสนอหนังสือและส่งหนังสือที่สั่งการแล้วไปยังแผนกต่าง ๆ
17. ช่วยผู้บังคับบัญชาปรับปรุงภาระการทำงาน และดูแลความสะอาดเรียบร้อยของสำนักงาน
18. จัดซื้อเครื่องทุ่นแรง อุปกรณ์สำนักงาน ตลอดจนเครื่องเขียนและวัดสุที่จำเป็น
19. งานด้านคอมพิวเตอร์ ต้องดูแลการวางระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานด้านเอกสาร
สามารถใช้งานคอมพิวเตอร์ทั้งการเก็บข้อมูลและจัดทำสถิติได้ด้วย

องค์ความรู้ในเรื่องบุคลิกภาพและการมีมนุษยสัมพันธ์ของเลขานุการผู้บริหาร
1. การแต่งกาย
เลขานุการผู้บริหารจะต้องแต่งกายให้มีความเหมาะสม สะอาด สุภาพ เรียบร้อย และถูกกาลเทศะโดยคำนึงว่าเลขานุการผู้บริหารจะต้องพบปะบุคคลทั้งภายในและภายนอกกรมส่งเสริมการเกษตรไม่ควรสวมกางเกง รองเท้าแตะ ไม่ควรนุ่งสั้น ควรแต่งกายรัดกุม คล่องตัว ทะมัดทะแมง แต่งกายให้พร้อมตั้งแต่ออกจากบ้าน
การแต่งกายของเลขานุการควรตระหนักว่าเลขานุการเป็นเสมือนหน้าตาของผู้บริหาร เป็นภาพรวมของกรมซึ่งจะต้องสร้างความประทับใจ การแต่งกายที่ดีต้องอาศัยเป็นคนช่างสังเกตมีความสนใจและเอาใจใส่ศึกษาเกี่ยวกับหลักการแต่งกายที่ดีโดยเฉพาะซึ่งขึ้นอยู่กับรูปร่างหน้าตา ท่าทาง อิริยาบถเป็นสำคัญ ตลอดจนเรื่องสีของผิว

มีหลักเกณฑ์โดยทั่ว ๆ ไป ดังนี้
1) เสื้อผ้า ควรอยู่ในสมัยนิยม คำนึงถึงประเพณีนิยมและมีความพอดี รู้จักเลือกสีให้เหมาะกับผิวและรูปร่าง เช่น ถ้าร่างใหญ่ ควรสวมเสื้อสีเข้ม และใช้เส้นตรงตามยาว ถ้ามีลำคอยาว ควรใส่เสื้อมีปกหุ้มคอหรือใช้เครื่องประดับชิดรอบคอ เพราะจะทำให้ดูคอสั้นเข้า ถ้ามีลำคอสั้น ควรใส่เสื้อหรือใช้เครื่องประดับที่มีลักษณะเป็นรูปตัว V
ส่วนการเลือกสี ควรให้เหมาะสมกับลักษณะของตน คำนึงถึงสีผิว เช่น คนขาวควรใช้สีอ่อน ๆ คนผิวคล้ำหรือดำควรใช้สีเข้ม จะทำให้ดูตัวเล็กลง เส้นขวางจะทำให้แลดูเตี้ย เส้นเฉียงหรือเส้นโค้งทำให้แลดูมีชีวิตชีวา
2) การเลือกกระเป๋าถือและรองเท้า ควรเลือกให้เหมาะกับตนเอง และเลือกใช้หนังสือที่มีคุณภาพดี เพราะการเลือกใช้ของดีเป็นการเสริมสร้างบุคลิกลักษณะที่ดีและควรให้กระเป๋าถือกับรองเท้าเข้าชุดกันด้วย ต้องหมั่นดูแลให้สะอาดและเรียบร้อย
3) หลักการแต่งหน้าที่ดี แต่งแต่พองามไม่ฉูดฉาด บาดตามากเกินไปหรือตามแฟชั่นมากเกินไปอย่าลืมว่า “ผู้ที่แต่งหน้ามากเกินไป นั้นแสดงว่าเป็นผู้ที่มีข้อบกพร่องมาก และมีส่วนที่จะต้องปิดบังมาก” ดังนั้น ท่านควรแต่งตามธรรมชาติให้แลดูสวยงามยิ่งขึ้นเท่านั้น
4) เล็บและการทาเล็บ เล็บไม่ควรสั้นหรือยาวจนเกินไปแต่งปลายให้มน ๆ พองาม หากทาเล็บควรเลือกสีกลาง ๆ อย่าใช้สีฉูดฉาด บาดตาเกินไป ควรดูแลและเอาใจใส่มือและเล็บให้สะอาดอยู่เสมอ
5) ผม หมั่นสระผมให้สะอาดอยู่เสมอ แปรงหรือหวีให้เรียบร้อย ควรแต่งผมบ่อย ๆ เลือกแบบผมที่รับกับใบหน้า ส่วนสูง และน้ำหนัก ขนาด และรูปร่างช่วงยาว ของลำคอด้วย
6) เครื่องประดับ การแต่งกายที่ดีควรใช้เครื่องประดับเพียงน้อยชิ้น แต่เป็นของดีมีราคาดีกว่าใช้เครื่องประดับมากเกินไป ไม่ควรใช้เครื่องประดับที่แวววาวเกินไป และการใส่ต่างหูไม่เหมาะกับเลขานุการเพราะเป็นอุปสรรคในการรับโทรศัพท์
อนึ่ง เมื่อมีการดูแลในเรื่องของการแต่งกายให้ดีแล้ว สิ่งที่เลขานุการผู้บริหารควรปรับปรุง ฝึกหัดให้ต้องเป็นนิสัยที่ดี คือ การนั่ง การยืน และการเดินที่ดี เพื่อเสริมสร้างบุคลิกภาพที่ดีด้วย